사전등록부터 현장까지, 행사 참가자 경험을 높이는 5가지 방법

행사를 준비할 때 우리는 보통 콘텐츠에 집중합니다. 어떤 연사를 섭외할지, 어떤 세션을 구성할지, 어떤 메시지를 전달할지. 물론 중요한 부분입니다. 하지만 참가자 입장에서 행사 경험은 콘텐츠만으로 결정되지 않습니다.

등록 페이지에서 겪는 불편함, 현장에서의 긴 대기줄, 어디서 뭘 해야 할지 모르는 혼란. 이런 작은 불편들이 쌓이면 아무리 좋은 콘텐츠도 빛을 잃습니다.

오늘은 참가자 경험을 높이는 5가지 실전 방법을 정리해봤습니다.

1. 사전등록 폼은 짧고 명확하게

사전등록은 참가자가 행사와 처음 만나는 접점입니다. 이 단계에서 이미 피로감을 주면 안 됩니다.

핵심 원칙:

• 꼭 필요한 정보만 수집하세요. 이름, 연락처, 소속 정도면 충분한 경우가 많습니다.

• 참가자 유형에 따라 다른 폼을 보여주는 조건부 로직을 활용하면 불필요한 질문을 줄일 수 있습니다.

• 등록의 70% 이상이 모바일에서 이루어집니다. 반드시 모바일 최적화를 확인하세요.

등록 완료까지 2분 이상 걸린다면, 폼을 다시 점검해볼 필요가 있습니다.

2. E-Ticket으로 기대감 높이기

등록 확인 이메일을 단순한 텍스트로 보내고 있다면, 기회를 놓치고 있는 겁니다.

E-Ticket은 단순한 입장권이 아닙니다. 행사에 대한 기대감을 높이고, 필요한 정보를 한눈에 전달하는 역할을 합니다.

효과적인 E-Ticket 구성:

• 행사 브랜딩이 반영된 디자인

• 일시, 장소, 주차 안내 등 핵심 정보

• 현장에서 바로 스캔할 수 있는 QR 코드

행사 3일 전, 1일 전에 리마인더와 함께 E-Ticket을 다시 발송하면 노쇼율을 크게 줄일 수 있습니다.

3. 현장 체크인은 10초 안에

현장에 도착한 참가자가 가장 먼저 경험하는 것이 체크인입니다. 여기서 10분을 기다리게 하면, 행사 전체에 대한 인상이 나빠집니다.

빠른 체크인을 위한 조건:

• QR 코드 기반 체크인 (수기 명단 확인은 이제 그만)

• 체크인과 동시에 네임택 출력

• 참가자 유형별로 다른 동선 안내

QR 스캔 한 번으로 체크인이 완료되고, 네임택까지 바로 받아갈 수 있다면 참가자는 "이 행사, 뭔가 다르다"는 인상을 받습니다.

4. 인터랙션으로 참여 유도

참가자가 행사장에 왔는데 세션만 듣고 가버린다면 아쉽습니다. 특히 전시나 부스가 있는 행사라면, 참가자의 적극적인 참여를 유도해야 합니다.

효과적인 인터랙션 설계:

• 스탬프투어: 부스 방문을 게임화합니다. 일정 개수 이상 방문 시 경품 응모 자격을 부여하면 참여율이 올라갑니다.

• 럭키드로우: 실시간으로 당첨자를 발표하는 이벤트는 현장 분위기를 띄웁니다.

• 실시간 투표/퀴즈: 세션 중간에 참가자 참여를 유도하면 집중도가 높아집니다.

이런 인터랙션은 단순히 재미를 위한 게 아닙니다. 자연스럽게 네트워킹을 촉진하고, 행사에 대한 몰입도를 높여줍니다.

5. 종료 후 팔로업까지

행사는 폐회식에서 끝나지 않습니다. 참가자와의 관계는 행사 이후에도 이어집니다.

팔로업 체크리스트:

• 행사 종료 24시간 내 감사 메시지 발송

• 간단한 만족도 설문조사 (3문항 이내)

• 세션 자료나 사진 공유

• 다음 행사 사전 안내

특히 설문조사는 빠르게 보내야 합니다. 시간이 지나면 응답률이 급격히 떨어집니다. 설문 완료자에게 소정의 리워드(기프티콘 등)를 제공하면 응답률을 높일 수 있습니다.

마무리

참가자 경험은 하나의 여정입니다. 사전등록에서 시작해 현장 체크인, 세션 참여, 인터랙션, 그리고 행사 종료 후 팔로업까지. 이 모든 접점에서 일관되게 좋은 경험을 제공해야 합니다.

개별 솔루션을 따로 도입하면 데이터가 분절되고 운영이 복잡해집니다. 사전등록 데이터가 체크인 시스템과 연동되고, 체크인 정보가 인터랙션 참여 자격과 연결되는 통합적인 접근이 필요합니다.

디퍼루트는 이 모든 과정을 하나의 플랫폼에서 지원합니다. 참가자 여정 전체를 설계하고 싶다면, 문의해주세요.