LG유플텍플 행사에서 본 등록·이벤트 운영 포인트

이번 행사는 여러 디퍼루트의 서비스를 활용해, 현장 운영이 복잡해지지 않도록 흐름을 정리하고 참가자도 보다 수월하게 행사에 참여할 수 있도록 운영된 행사였습니다.

LG유플러스 유플텍플 행사는 하루에 오전과 오후 두 개의 행사가 연이어 진행되었습니다.

오전에는 임직원만, 오후에는 임직원과 학생이 함께 참여하는 구조였기 때문에 입장 방식, 비표 구분, 참여 프로그램 운영까지 고려해야 할 요소가 많은 행사였습니다.

이번 행사에서는 운영팀이 현장에서 반복적으로 설명 하거나 판단 해야 하는 상황을 줄이는 것을 목표로, 등록부터 참여, 이벤트까지의 흐름을 가능한 한 단순하게 유지하는 방향으로 디퍼루트의 서비스들이 활용 되었습니다.

1. 등록시스템: 입장에서 머무르지 않도록

입장은 참가자가 행사에서 처음 마주하는 단계인 만큼, 이 과정이 복잡해지면 행사 전체가 어렵게 느껴질 수 있습니다.

이번 행사에서는 사전등록자를 미리 모집해 QR 코드 형태의 입장권을 사전에 발송했고, 현장에서는 PDA로 QR을 스캔하는 방식으로 입장을 운영했습니다. 스캔과 동시에 명찰 라벨이 출력되어 비표에 부착한 뒤 바로 입장할 수 있도록 구성했습니다.

현장등록 역시 같은 흐름으로 운영해, 등록 여부와 관계없이 입장 과정에서 추가적인 안내나 확인이 필요하지 않도록 했습니다.

2. 스탬프투어: 참여는 자연스럽게, 운영은 단순하게

세션 참여를 유도하기 위해 스탬프투어를 활용했지만, 이를 별도의 이벤트로 강조하기보다 행사 참여 흐름 안에 자연스럽게 포함시키는 방식으로 운영했습니다.

각 세션과 프로그램에 QR을 배치하고, 참가자가 해당 세션을 수강한 뒤 QR을 스캔하면 스탬프가 쌓이는 구조로 운영했습니다. 모바일 방식으로 진행해 종이 스탬프나 별도의 관리물이 필요하지 않도록 했습니다.

그 결과 장소별 운영 부담을 크게 늘리지 않으면서도, 참가자는 별도의 설명 없이 정해진 방식대로 자연스럽게 참여할 수 있었습니다.

3. 럭키드로우: 데이터 연동으로 간단하게

오후 행사에는 임직원과 학생이 함께 참여했지만, 럭키드로우는 학생만을 대상으로 진행해야 했습니다.

이를 위해 입장 시 QR 체크인을 통해 쌓인 데이터를 기준으로 학생 참가자만 추첨 대상에 포함하는 방식으로 운영했습니다. 현장에서 다시 묻거나 구분할 필요 없이 정리된 데이터를 기반으로 따라 빠르게 럭키드로우를 진행할 수 있었습니다.

마무리

이번 유플텍플 행사는 여러 운영 요소가 동시에 진행되는 행사였던 만큼, 운영 흐름을 단순하게 유지하는 것이 중요했습니다.

디퍼루트의 서비스를 활용해 등록부터 세션 참여, 이벤트 운영까지 각 과정이 자연스럽게 이어질 수 있도록 운영했고, 그 결과 참가자 역시 별도의 설명 없이 행사 흐름에 무리 없이 참여할 수 있었습니다. 이번 행사는 디퍼루트의 서비스가 현장 운영에 활용되었을 때, 운영은 한결 수월해지고 참가자는 행사에 더 자연스럽게 몰입할 수 있음을 보여준 사례였습니다.